Geschäftsordnung

Geschäftsordnung des Vorstandes des „Waldwichtel Bedburg e.V.“

in der Fassung vom 31.08.2010

Inhalt

Präambel

1. Geschäftsführender Vorstand
1.1. Aufgaben des geschäftsführenden Vorstandes

1.2. Aufgabenprofile
1.2.1. Erste/r und zweite/e Vorsitzende/r
1.2.2. Kassenführer/in
1.2.2.1. Bankvollmachten
1.2.3. Erweiterter Vorstand

1.3. Aufgabenbereiche des Vorstands
1.3.1. Personal
1.3.2. Mitgliederverwaltung
1.3.3. Öffentlichkeitsarbeit
1.3.4. Hausmeistertätigkeiten
1.3.5. Reinigung der Gebäude

1.4. Richtlinien für die Aufgabenbereiche

2. Zusammenarbeit mit den Eltern (gemäß § 9 (3), (4) und (5) KiBiz NRW vom 30.10.2007)
2.1. Elternbeirat
2.2. Rat der Tageseinrichtung
2.3. Elternabende

3. Zusammenkünfte der Gremien

Präambel

Diese Geschäftsordnung, basierend auf der Satzung des Vereins, enthält Regelungen für den geschäftsführenden und erweiterten Vorstand, den Elternrat sowie die verschiedenen Aufgabenbereiche des Vereins. Sie bietet eine Orientierung in den einzelnen Arbeitsbereichen des Vereins und ist eine Grundlage für die Handlungsfähigkeit der Mitglieder und für den Betrieb des Waldkindergartens.

  1. Geschäftsführender Vorstand

Der geschäftsführende Vorstand besteht aus dem/der ersten und zweiten Vorsitzenden und dem/der Kassenprüfer/in. Sie bilden den vertretungsberechtigten Vorstand im Sinne BGB und repräsentieren den Verein nach innen und außen. Der geschäftsführende Vorstand ist verantwortlich für die Führung der laufenden Geschäfte des Vereins. Bei der Entscheidungsfindung orientiert er sich am sachbezogenen Ansatz, d.h. Entscheidungen werden auf der Grundlage der Analyse von Daten und Informationen sowie auf der Grundlage der Regelungswerke des Vereins getroffen. Der Vorstand trifft als Team Entscheidungen, die über persönliche Betroffenheit hinweg zielorientiert gestaltet werden. Rollenkonflikte müssen daher transparent gemacht werden und bei Notwendigkeit wird ein Vorstandsmitglied als betroffenes Elternteil durch andere Vorstandsmitglieder in einer Auseinandersetzung mit Mitarbeitern ersetzt.

1.1.   Aufgaben des geschäftsführenden Vorstands

Der geschäftsführende Vorstand hat insbesondere folgende Aufgaben:

  • Sicherung des Betriebs des Waldkindergartens
  • Gewährleistung, dass alle Rechtspflichten des Vereins, die diesen als juristische Person betreffen, erfüllt werden
  • Verantwortlichkeit für die Ausführung der Entscheidungen des Vereins nach den Bestimmungen der Satzung und nach geltendem Recht
  • Ausführung der Beschlüsse der Mitgliederversammlung nach Prüfung auf ihre Wirksamkeit
  • Bestellung von besonderen Vertretern gemäß § 30 BGB (z.B. Geschäftsführer)
  • Inhaltliche Definition der Aufgaben des Vorstandes BGB und des Elternrats
  • Inhaltliche Definition der Aufgabenbereiche
  • Entscheidung über Prioritäten durchzuführender Aufgaben
  • Entscheidung über Prioritäten und Höhe finanzieller Aufwendungen
  • Entscheidung über die Aufnahme von Kindern in die Tageseinrichtung
  • Einstellen von Mitarbeitern, Abschluss und Beendigung von Arbeitsverträgen
  • Qualitätssicherung im pädagogischen Bereich
  • Festlegung von Gehältern
  • Abschließen von Versicherungen und Verträgen, die den Erhalt und Betrieb der Tageseinrichtung für Kinder gewährleisten
  • Sicherung der Verkehrssicherungspflicht
  • Festlegung der Ferien und kindergartenfreien Tage in Abstimmung mit dem pädagogischen Team
  • Regelmäßige schriftliche Weitergabe von wichtigen Informationen und Entscheidungen an die Vereinsmitglieder, den Elternrat sowie das pädagogische Team
  • Auskunfts- und Unterrichtungspflicht gegenüber der Mitgliederversammlung
  • Etablierung des Waldkindergartens in der Öffentlichkeit und bei den kommunalen Behörden

Der geschäftsführende Vorstand ist berechtigt, Arbeitsgruppen, denen auch Nicht-Mitglieder des Vereins angehören können, für anstehende Arbeiten zu bilden, diese zu koordinieren und zu kontrollieren.

1.2. Aufgabenprofile

1.2.1. Erste/r und zweite/r Vorsitzende/r

Ihnen obliegen insbesondere folgende Aufgaben:

  • Fristgerechte Einladung und Organisation von Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen incl. Aufstellung der Tagesordnungen
  • Übernahme des Vorsitzes bei Sitzungen und Versammlungen
  • Durchführung von Ergebniskontrollen der vorangegangenen Sitzungen
  • Vertretung des Vereins und Imagepflege in allen Angelegenheiten nach innen
  • Koordination und Kontrolle der Arbeiten des erweiterten Vorstands
  • Koordination und Kontrolle der Aufgabenbereiche
  • Aufsichtspflicht über die Wirtschaftsführung
  • Kooperation zwischen erweitertem Vorstand, Elternbeirat, pädagogischem Team
  • Ansprechpartner für Eltern und alle Vereinsmitglieder
  • Führen von Elterngesprächen in Kooperation mit dem pädagogischen Team
  • Sicherung der Elternmitwirkung und Organisation der Gremien der Tageseinrichtung
  • Informationspflicht und Einweisung von neu gewählten Vorstandsmitgliedern
  • Sicherung der Postverteilung und des allgemeinen Informationsflusses
  • Vertretung des Vereins in allen Angelegenheiten und Imagepflege nach außen (z.B. Behörden, Firmen, Gericht)
  • Teilnahme an Veranstaltungen z.B. Jugendamt, Spitzenverband
  • Kontaktpflege und Kooperation mit dem noch zu gründenden Förderverein
  • Kontrolle der Einhaltung der Satzung
  • Kontaktpflege zu allen dem Waldkindergarten nahe stehenden Personen, Vereinen, Gremien
  • Schriftverkehr mit den Behörden, Versicherungen
  • Abschluss von Versicherungen
  • Erstellen und Aktualisieren der Vereinssatzung und Geschäftsordnung
  • Kontrolle der Verträge und Wahrung der Fristen zum Erhalt der Betriebserlaubnis
  • Erstellen eines Jahresplans für Kindergartenfeste sowie Zusammenkünfte der Gremien in Absprache mit Personal und Elternbeirat
  • Erledigung und Ablage der in seinem Bereich anfallenden Korrespondenz

1.2.2. Kassenführer/in

Die Wirtschaftsführung des Vereins folgt den Grundsätzen der Sparsamkeit und der Wirtschaftlichkeit. Die Wirtschaftsführung entspricht den Vorgaben der Gemeinnützigkeit. Grundlage der Finanzwirtschaft ist der Haushaltsplan, der nach Maßgabe der Satzung von dem Kassenführer aufgestellt wird.

Der Kassenführer hat alle Finanzbewegungen im Vereinshaushalt mit Belegen in ordentlicher Buchführung nachzuweisen sowie Geschäftsvorfälle termingerecht zu erledigen. Der Kassenführer ist verpflichtet, den erweiterten Vorstand über die finanzielle Situation des Vereins zu informieren.

Darüber hinaus ist der Kassenführer zuständig für:

  • Überweisung der Gehälter, der Sozialversicherungsbeiträge und der Lohnsteuer
  • Erstellen der Finanzbuchhaltung
  • Tätigung von zweckgebundenen Ausgaben
  • Führung der Vereinskonten incl. des Geldverkehrs
  • Einzug der Vereinsmitgliedschaftsbeiträge
  • Einzug der Trägeranteile
  • Erstellen von Mahnungen
  • Erstellen des Betriebskostenantrages sowie der -abrechnung
  • Entgegennahme von Spenden und Ausstellen von Spendenquittungen
  • Abrechnung der Barkasse
  • Erstellen des Monatsabschlusses
  • Erstellen des Jahresabschlusses und Vorlage des Jahresabschlusses an die Mitgliederversammlung
  • Erledigung und Ablage der in seinem Bereich anfallenden Korrespondenz

1.2.2.1     Bankvollmachten

Um die finanzielle Handlungsfähigkeit aufrecht zu erhalten, sind für alle Konten des Vereins der/die Kassenführer/in sowie der/die erste und zweite Vorsitzende zur Zeichnung berechtigt. Bei allen Bankinstituten, bei denen der Verein Konten unterhält, sind die Unterschriften des/der Kassenführers/in sowie der/des ersten und zweiten Vorsitzenden hinterlegt.

Sollten zwei dieser Mitglieder aus dem Vorstand ausscheiden bzw. langfristig und dauerhaft an der Wahrnehmung der Vorstandsgeschäfte verhindert sein, so hat das verbleibende zeichnungsberechtigte Vorstandsmitglied unverzüglich nach Rücksprache mit den übrigen Mitgliedern des erweiterten Vorstandes zwei Zeichnungsberechtigte zu ernennen und Sorge zu tragen, dass die Unterschriften hinterlegt werden.

Über alle Finanz-, Kassen- und Buchungsfragen (bspw. Bildung von Rücklagen), die in dieser Geschäftsordnung nicht geregelt sind, entscheidet der erweiterte Vorstand nach Anhörung des/der Kassenprüfers/in.

Sachwerte, die vom Verein angeschafft werden, bleiben Eigentum des Vereins.

1.2.3. Erweiterter Vorstand

Der erweiterte Vorstand besteht aus einem/einer Beisitzer/in, der/die nicht-vertretungsberechtigt ist und den geschäftsführenden Vorstand bei der Ausübung seiner Tätigkeit nach Absprache unterstützt.

1.3.   Aufgabenbereiche des Vorstands

1.3.1. Personal

Folgende Aufgaben werden unter den Vorstandsmitgliedern aufgeteilt:

  • Personaleinstellungen und -kündigungen in Zusammenarbeit mit dem erweiterten Vorstand
  • Kontakt mit Sozialversicherungsträgern – insbesondere bei Neueinstellungen oder Kündigungen
  • Führung der Personalakten
  • Bewerberschriftverkehr
  • Erstellung von Zeugnissen in Zusammenarbeit mit der pädagogischen Leitung
  • Mitarbeitergespräche, Ansprechpartner für Mitarbeiter
  • Genehmigung von Urlaubsanträgen, Fort- und Weiterbildungen und sonstigen Arbeitsbefreiungen
  • Erstellen und Aktualisieren von Dienstanweisungen, Stellenbeschreibungen
  • Klärung arbeitsrechtlicher Belange
  • Überprüfen der Arbeitsstundennachweise
  • Genehmigung des Dienstplanes und des Einsatzes von Vertretungskräften
  • Prüfen der Arbeitsplatzbedingungen und Sicherstellung von Maßnahmen des Arbeitsschutzes
  • Ablage von Lohnsteuer- und Gehaltsabrechnungsunterlagen
  • Übergabe des Sozialversicherungsnachweises bei Austritt, zum Jahresende oder bei sonstigen Änderungen
  • Dem geschäftsführenden Vorstand Gehaltseinstufungen oder -veränderungen vorschlagen und ggf. umsetzen
  • Regelmäßige Überprüfung der Erste-Hilfe-Anforderungen von BGW und LUK
  • Erstellen von Stellenanzeigen für die Personalsuche
  • Erledigung und Ablage der anfallenden Korrespondenz

1.3.2. Mitgliederverwaltung

In diesem Bereich fallen folgende Aufgaben an:

  • Ansprechpartner für Interessenten
  • Verwaltung der Interessentenliste und Kontaktpflege
  • Verteilen von Informationsmaterialien an Interessenten
  • Erstellung der Aufnahmekriterien für Kinder in Absprache mit dem pädagogischen Team
  • Erstellen und Aktualisieren der Betreuungsverträge
  • Erstellen und Aktualisieren der Kindergartenordnung
  • Verwaltungstechnische Bearbeitung von Aufnahmen und Austritten der Mitglieder
  • Erledigung und Ablage der anfallenden Korrespondenz

1.3.3. Öffentlichkeitsarbeit

In diesem Bereich fallen folgende Aufgaben an:

  • Gestaltung und Pflege der Homepage
  • Beantworten von E-Mails
  • Pressekontakt
  • Archivieren von Zeitungsberichten über den Wakiga
  • Erstellen der Flyer und Informationsmappen
  • Werbung und Anzeigengestaltung
  • Erstellen von Plakaten und Präsentationsmaterialien für öffentliche Veranstaltungen (z.B. Tag der offenen Tür, Informationsabend)
  • Verteilen von Informationsmaterialien
  • Erstellen von Förderanträgen und Bittbriefen an potentielle Spender
  • Erledigung und Ablage der anfallenden Korrespondenz

1.3.4. Hausmeistertätigkeiten

Der Hausmeister kümmert sich um alle Vorhaben rund um die Gebäude und das Gelände des Waldkindergartens. Er hat insbesondere folgende Aufgaben:

  • Planung und Durchführung von laufenden Renovierungs-, und Instandhaltungsarbeiten sowie Neuinstallationen
  • Halbjährliches Überprüfen der Sicherheit der Gebäude incl. Inventar und der Sicherheit aller Spiel- und Werkmaterialien auf dem Gelände
  • Gasdienst incl. Wartung des Gasanschlusses und der Leitungen, Sicherstellung der gültigen Prüfplaketten
  • Wartung der Feuerlöscher, Sicherstellung der gültigen Prüfplaketten
  • Pflege und Gestaltung des Außengeländes in Zusammenarbeit mit den Kindern, den Eltern und dem pädagogischen Team
  • Erstellen eines Arbeitsplanes über saisonal anstehende Arbeiten rund um die Gebäude sowie Planung und Durchführung von Arbeitstagen (Bausamstag, Frühjahrsputz u.a.)
  • Erstellen und Aktualisieren der Inventarliste

1.3.5. Reinigung der Gebäude

Es ergeben sich folgende Aufgaben:

  • Erstellen eines Putzplans
  • Reinigung der Gebäude entsprechend der Reinigungsvorschriften
  • Reinigung des Inventars entsprechend der Reinigungsvorschriften

1.4.   Richtlinien für die Aufgabenbereiche

Die Eltern der Waldkindergartenkinder verpflichten sich zu Beginn des Kindergartenjahres einzelne Aufgaben der Aufgabenbereiche oder ganze Aufgabenbereiche zu übernehmen, diese sorgfältig auszuführen und damit den fortlaufenden Betrieb der Einrichtung zu gewährleisten.

Aufgaben der Bereiche Finanzen, Personal und Mitgliederverwaltung müssen von Mitgliedern des erweiterten Vorstands übernommen werden.

Abgesehen von den Aufgaben des geschäftsführenden Vorstandes gemäß § 26 BGB können die einzelnen Aufgabenbereiche unter den Mitgliedern des erweiterten Vorstandes individuell aufgeteilt werden. Dabei sind  Fachkenntnisse, Begabungen und Interessensschwerpunkte zu berücksichtigen. Jedes Vorstandsmitglied hat seinen Aufgabenbereich sorgfältig zu erledigen und sich die erforderliche Sachkunde zur Bewältigung seiner Aufgaben anzueignen.

Aufgaben aus dem Bereich Öffentlichkeitsarbeit können vom Vorstand auf Vereinsmitglieder übertragen werden.

Aufgaben der Bereiche Hausmeistertätigkeiten und Reinigung der Gebäude können auch von Nicht-Mitgliedern übernommen werden.

Die Kontrolle der Aufgabenbereiche obliegt dem erweiterten Vorstand.

2. Zusammenarbeit mit den Eltern
(gemäß § 9 (3), (4) und (5) KiBiz NRW vom 30.10.2007)

  • Die Elternversammlung besteht aus den die Einrichtung besuchenden Kindern. Dort informiert der Träger über personelle Veränderungen sowie pädagogische und konzeptionelle Angelegenheiten. Die Elternversammlung wählt die Mitglieder des Elternbeirates.
  • Der Elternbeirat vertritt die Interessen der Elternschaft gegenüber dem Träger und der Leitung der Einrichtung. Er ist über wesentliche personelle Veränderungen bei pädagogisch tätigen Kräften zu informieren. Gestaltungshinweise des Elternbeirates hat der Träger angemessen zu berücksichtigen.
  • Der Rat der Kindertageseinrichtung besteht aus Vertreterinnen und Vertretern des Trägers, des Personals und des Elternbeirates. Aufgaben sind insbesondere die Beratung der Grundsätze der Erziehungs- und Bildungsarbeit, die räumliche, sachliche und personelle Ausstattung sowie die Vereinbarung von Kriterien für die Aufnahme von Kindern in die Einrichtung.

2.1.  Elternbeirat

Der Elternbeirat besteht aus vier ordentlichen Mitgliedern des Vereins, die für die Dauer eines Kindergartenjahres gewählt werden. Er hat folgende Aufgaben:

  • Förderung der vertrauensvollen Zusammenarbeit zwischen den Erziehungsberechtigten, dem Träger und dem pädagogischen Team
  • Belebung des Interesses der Erziehungsberechtigten für die Arbeit der Einrichtung
  • Teilnahme an Sitzungen des Rats der Tageseinrichtung
  • Organisation der Springerdienste
  • Planung und Organisation von Festen
  • Planung und Organisation von Elternabenden in Zusammenarbeit mit dem pädagogischen Team
  • Führen des Geburtstagskalenders und Organisation von Geschenken für die Mitarbeiter

2.2.   Rat der Tageseinrichtung

Bei den Sitzungen des Rats der Einrichtung geht es um folgende Inhalte:

  • Beratung der Grundsätze für die Erziehungs- und Bildungsarbeit
  • Bemühung um die erforderliche räumliche, sachliche und personelle Ausstattung
  • Vereinbarung von Kriterien für die Aufnahme von Kindern
  • Weiterentwicklung von Konzept und Konzeption, Schwerpunktsetzung
  • Beratung über Fortbildungen, Supervisionen
  • Erstellen der laufenden Terminplanung

2.3.   Elternabende

Elternabende werden vom Elternrat in Absprache mit dem erweiterten Vorstand und dem pädagogischen Team organisiert. Dabei geht es unter anderem um folgende Inhalte:

  • Informationsaustausch zwischen pädagogischem Team und Eltern
  • Wahl der Elternbeiratsmitglieder

    3. Zusammenkünfte der Gremien

Elternabende finden mindestens einmal im halben Jahr statt.

Der erweiterte Vorstand trifft sich:

  • nach Bedarf zu einer Vorstandssitzung
  • mindestens einmal jährlich zu einer Sitzung mit dem pädagogischen Team und dem Elternrat (= Rat der Tageseinrichtung)
  • mindestens einmal jährlich zu einer Sitzung mit dem pädagogischen Team zu dem Thema: „Aufsichtspflicht und Sicherheit innerhalb und außerhalb des Waldkindergartens“
  • mindestens einmal jährlich zu einer Sitzung mit den pädagogischen Team zu dem Thema: „Qualitätssicherung in der pädagogischen Arbeit des Waldkindergartens“